如何使酒店得以控制和降低成本？

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为了尽可能有效地控制成本，制定合适的采购策略可以使酒店采购人员更加了解酒店的需求，并运用这些策略使酒店得以控制和降低成本。

1、采购效益最大化

为了实现采购效益最大化，采购经理们必须评估所有可能的选择，比如是否选择集团采购或参加大型酒店用品市场组织的供需见面会。

大规模的采购能够以较低的成本获得产品，还可以使供应商不必在同一个地区往返数次，酒店采购可以以帮助供应商缩减成本来增强自身讨价还价的实力。同时，买方有效的采购程序和管理机制，也会让卖家给予更优惠的价格，提供更优质的服务。

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供应商与采购商之间需要诚信合作。但因为信息不对称、沟通脱节，往往阻碍了双方的合作。供应商自身的推广精力和能力有限，难寻一个长期合作的酒店和有实力的经销商。

同时，对于酒店采购人士来说，由于对卖家背景了解不清楚，找到优质的供应商也不容易。能够真实地深入厂家，实地考察，面对面咨询，最后能够真正实现货比三家，采购到物美价廉、称心如意的产品是采购者最大的心愿。

此外，酒店业还流行一种“点对点”的“联姻”活动，更为直接、高效、达成目标。由行业协会或相关单位组织协调一些或一批有意向采购的酒店总经理和采购部门负责人直接到一家颇有实力的酒店用品生产企业考察、体验，或去一个酒店用品生产企业集中地考察、观摩。

其目的就是要促进供需双方面对面交流，通过与企业直接沟通、洽谈交流，更多有实力、有潜力的买家能更加直观地了解企业的规模、实力、文化以及优势产品等各个方 面，而彼此之间的深入了解也有利于双方信心的建立。

2、比较供应商

采购经理们在与供应商打交道时应时刻关注并清楚产品的供求关系。尽管一般意义上“最佳价格中标”，酒店都愿意以最佳的价格采购产品，但负责任的采购经理更应该做的应是比较各供应商及其提供的产品，有时候价格最低的产品不一定能够保证产品的质量和稳定性。

比较供应商首先应看其资质。但所谓资质分很多种，有硬性资质，比如企业是否具备一定规模的生产能力，是否是官方认可的合格生产企业等。如能入选到行业标准或有获评行业荣誉等的单位则更能加分。但当前供应商的各种荣誉是鱼龙混杂，实在很难衡量，此项只能作为参考。

比较供应商时应评核其经营标准。比如，供应商企业若没有实行完善的卫生措施，产品可能就不是安全的。一个拥有HACPP食品安全管理体系认证的企业总比一个毫无资质的企业看上去更加适于合作。

比较供应商时还应评估其送货方式以判断其是否能够及时送货上门，在送货过程中能否按照规定的温度保存产品等。

比较供应商时还应评估其结算方式。实行较灵活的多次结算方式的供应企业一般会被认为财力雄厚，容易被选择合作，而那些希望一次性支付的供应商一般不被选择。这也不应作为唯一衡量依据。

比较供应商时还应评估其退换货政策。一个拥有良好的退换货政策的供应企业，一般较受欢迎。

3、比较品牌

在采购中，采购经理们经常会面对一些新产品和新品牌，往往要比较相似的产品以确定这些产品是否符合需要、质量是否一致、能否达到使用目的。我们需要讨论的是是否一定得使用品牌或名牌产品?

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在烹饪的物料选择上，不同产地、不同品种的马铃薯的用途也是不一样的，有的适于炸薯条，有的则适于熘炒。

同样炸薯条，一些品牌的马铃薯可以做出味道极佳的法式炸薯条。一些品牌的马铃薯在烘烤后的保鲜时间显然超过其它品牌的马铃薯，这些马铃薯可能就会被用于宴会和自助餐。同样，不同产地、质地的海参，价格也是不等的，这取决于客人的需求。

同样，酒店对产品的选择，是否考虑品牌或名牌产品，还与酒店的定位有关。定位奢华和定位高档的酒店，也许都是五星级，但酒店的建设标准、客源层次还是有其差异性，所以在品牌的选择和使用上也是有其区别的。很多国际酒店品牌就制定了严格的品牌标准，以规范物品采购中的标准问题，便于采购部门的甄选。

另一种情况是，无论是名牌产品还是普通品牌，很有可能它们的效用基本上是相同的，因为都达到了国家标准，甚至于都超出了国家标准。

比如国际品牌和国内品牌，很有可能国际品牌也是国内代工的。名牌也许意味着更好的保证性，但往往只有在特殊要求下才有必要使用名牌产品。

如果酒店一味采购名牌产品，就会提高采购的价格，这个道理是浅而易见的。所以说酒店采购经理们要和各物品使用部门负责人沟通的是，能确保质量又不影响对客服务的，尽量还是使用替代品牌。

根据酒店的档次、星级标准、客人的需要进行针对性的采购，正确的认识品牌、比较品牌、选用品牌，是有效控制采购成本的有效环节。

4、利用具有成本效益的各种折扣

供应商在推销产品时，适时推出优惠价及各种折扣也是其有效策略之一。在大多数情况下，有经验的采购经理往往会不局限于某一种品牌而放弃利用折扣的机会。

在特定的情形下，如果酒店此前并没有和供应商签订此类产品的供货合同，性价比高的折扣产品将会被优先选择，前提是确保维持产品的质量和稳定性。

此外，酒店赊账乃至拖延支付供应商货款的情形是当前酒店业的普遍现象，供应商往往允许酒店在30日内支付所欠款项而不收取任何利息。如果酒店能用现金创造出高于利息成本的利润，那么以赊账的方式支付可能更具成本效益。

因此供应商也有通过现金折扣的方式，鼓励酒店客户提早付款，甚至预付款。在营销实务中，这是加快资金周转的有效方式，是商品流通领域中常见的经营策略之一。对酒店而言，现金付款如能带来具有成本效益的价格优惠(比如折扣)，也是可以接受的。

5、采购适量的存货

存货占用的资金是在评估折扣和单位价格时必须考虑的因素。大量的存货会增加浪费、偷盗和食品过期变质的可能性，但同时酒店又不应陷入缺货的尴尬困境，因为这必将失去客人。

菜单上的食品是否应该保证100%供应，一流酒店的回答是肯定的、必须的，这与酒店的定位与豪华水平相关。然而在酒店业内，一般通行的做法却是菜单上的食品能够90-95%提供就属正常。

不能提供有多种原因，可能因为当日沽清，可能临时促销结束，也有可能当日根本就没有准备或因供应商供货不足。

90-95%的范围之所以合理，也因为客人不太可能100%的点到所有的菜品，更多的情况是往往某些热销菜式或推广菜式需要多做准备，有的备货可能仅仅为几份或一份，个别特殊菜品甚至需要预订才会提供。

因此，合理的存货量是成本控制的关键之一。大量的存货意味着占用了本可以放在银行里获得利息的资金。如果在酒店淡季某种产品的需求量降低的时候，就是有必要减少这种产品的库存量的时候了。

6、采购节省人工的产品

就算在人力成本较低的中国，近年来人力成本占总成本的比例也在逐年上升。为了省钱而放弃机器化的时代已经过去。酒店业本就属于劳动密集型产业，降低人工成本可以为酒店带来竞争优势。

任何一项采购决定作出之前，应进行价值分析以确定这项采购对于人工的影响。比如员工餐厅拟申购两台面条机，费用不到几百元，但是因此会节省了一个人的人工成本，这项采购就是值得的、划算的。

这和买一个切片机还是投入人工将萝卜按菜单要求切片的问题如出一辙。另一个方面，采购设备的质量高低也决定了其对人工成本的影响。

全自动咖啡机做出的咖啡口感显然要好于半自动咖啡机的，更重要的是全自动咖啡机更加节省人工(比如无需研磨咖啡豆)，乃至客人可以自行完成。

7、以符合道德标准的方式进行采购

在采购过程中，卖方和买方都有可能出现不道德的行为。由于在采购这个领域很容易出现不道德行为与合谋欺诈(如串标等)，就必须有一些规章制度等来限制这些不道德行为，比如制定出书面的道德准则要求。

单纯追求传统销售收入的时代已经过去，但凡省下来的都是利润，而采购则贯穿了“省”的全过程。